Wanneer een archief tijdelijk weg moet
Een archief staat meestal jaren op dezelfde plek. Tot er iets verandert in het pand. De situaties die het vaakst voorkomen:
- Een verbouwing. De archiefruimte of de verdieping moet leeg voor nieuwe vloeren, wanden of installaties.
- Een verhuizing met een gat ertussen. Het oude pand moet leeg, het nieuwe is nog niet klaar.
- Ruimte vrijmaken. Het archief neemt kantoorruimte in die u voor werkplekken nodig heeft.
- Samenvoegen. Twee vestigingen gaan samen, en de archieven moeten eerst ergens bij elkaar.
In al die gevallen moet het archief na een tijd terug. En dan wilt u het zo terugvinden als u het achterliet.
Eerst kijken wat er mag blijven en wat weg kan
Een tijdelijke opslag is een goed moment om het archief te schonen. Wat niet meer bewaard hoeft, hoeft ook niet mee.
Voor de fiscale administratie geldt volgens de Belastingdienst in de regel een bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Voor sommige gegevens kunt u met de Belastingdienst andere afspraken maken.
Dat zijn de fiscale termijnen. Voor bijvoorbeeld personeelsdossiers, medische of juridische stukken kunnen andere termijnen gelden. Laat uw administrateur of jurist bepalen wat weg mag, voordat de dozen dichtgaan.
Wat weg mag, laat u vernietigen door een partij die daarvoor gecertificeerd is. Dan heeft u een bewijs van vernietiging bij de rest van uw administratie.
Nummeren voordat er iets verschuift
Het belangrijkste werk gebeurt voor de verhuisdag. Een archief dat goed genummerd is, komt in dezelfde volgorde terug. Een archief dat alleen in dozen zit, niet.
- Nummer de kasten. Geef elke kast of stelling een nummer, per ruimte.
- Nummer de planken. Per kast van boven naar beneden, zodat kast 4 plank 2 een vaste plek is.
- Nummer de dozen of ordners. Per plank van links naar rechts. Het doosnummer bevat het kast- en planknummer.
- Maak een lijst. Per doosnummer wat erin zit, in hoofdlijnen: jaar, afdeling, soort stukken.
- Markeer wat u tussendoor nodig kunt hebben. Die dozen zetten wij in de opslag vooraan.
Dit nummeren kunnen wij met u samen doen. Wij labelen per afdeling, zoals bij elke bedrijfsverhuizing. Wat u met de lijst terugkrijgt, is een archief dat in de opslag op dezelfde manier staat als in het pand.
Dozen die de volgorde vasthouden
Ordners en dossiers zijn zwaar. Gebruik archiefdozen van één maat, zodat ze recht op elkaar staan. Vul ze tot de rand, maar niet zo vol dat het deksel bolt.
Zet het nummer op twee zijden van de doos en op het deksel. In de opslag staan dozen gestapeld, en dan is alleen de zijkant zichtbaar. Losse mappen die nergens in passen, bundelt u per plank met een elastiek en een label.
Hoe u de hoeveelheid inschat, telt u per ruimte met de inventaris berekenen. Dan ziet u het volume en hoeveel wagens er nodig zijn.
Zo gaat het archief weg en weer terug
Een tijdelijke opslag bestaat uit twee verhuizingen. Allebei verlopen ze volgens dezelfde nummering.
| Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Bezichtiging | Wij komen kijken naar het archief, de kasten, de route naar buiten en de laadplek. Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs. |
| Voorbereiding | Nummeren per kast, plank en doos. De lijst maken. Afspreken wat u tussendoor nodig heeft. |
| Wegbrengen | De ploeg pakt en laadt in volgorde. Het archief gaat naar de opslag van onze partner. |
| Opslagperiode | Het archief staat genummerd weg. Uw lijst laat zien wat waar staat. |
| Terugbrengen | Naar hetzelfde pand of een nieuw adres. Elke doos gaat terug naar zijn kast en plank. |
Stellingen en archiefkasten kunnen mee, of op de plek blijven als ze niet in de weg staan. Dat nemen wij bij de bezichtiging door. Moeten ze mee, dan demonteren wij ze en bouwen wij ze op de terugweg weer op.
Buiten kantooruren, zodat het werk doorgaat
Een archief is vaak in gebruik. Daarom plannen wij het vervoer om uw werkdag heen. Na sluitingstijd of in het weekend kan ook.
U heeft één contactpersoon bij ons, ook op de dag zelf. Die weet welke dozen vooraan moeten en welke ruimte als laatste leeg gaat.
Gaat het archief mee in een grotere verhuizing of verbouwing, dan plannen wij het als eigen onderdeel in de planning per afdeling. Zo weet iedereen op kantoor wanneer het archief niet bereikbaar is. Hoe u de rest van de verhuizing opbouwt, staat in een kantoorverhuizing plannen.
Vertrouwelijke stukken
In een archief zitten vaak stukken met persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige informatie. Maak daar vooraf afspraken over.
- Laat vertrouwelijke dozen dicht en verzegeld, met alleen een nummer aan de buitenkant.
- Zet de inhoud van die dozen alleen op uw eigen lijst, niet op de doos zelf.
- Spreek af wie namens uw bedrijf de opslag mag bezoeken, en vraag bij de offerte welke voorwaarden de opslagpartner daarvoor heeft.
- Wilt u erbij zijn bij het laden en lossen, dan plannen wij dat mee.
Het vervoer is bij ons verzekerd. Vraag bij de offerte ook hoe het archief tijdens de opslagperiode verzekerd is.
Een vaste prijs voor het hele traject
Voor bedrijven werken wij met een bezichtiging en daarna één vaste prijs, binnen 48 uur. Daarin zit het vervoer naar de opslag en terug. Vraag bij de offerte ook naar de kosten en voorwaarden van de opslag zelf. Betalen gaat op factuur, binnen 14 dagen.
Wilt u het archief meteen naar een nieuw pand verhuizen, zonder opslag ertussen? Dat staat in een archief verhuizen zonder zoeken.
Meer over archief en opslag bij ons leest u op archief verhuizen of opslaan. Wilt u weten wat het voor uw archief wordt? Vraag een bezichtiging aan. Binnen 48 uur na het bezoek heeft u één vaste prijs.
Lees ook Een archief verhuizen zonder zoeken · Een kantoorverhuizing plannen · Een interne verhuizing binnen het kantoor
