Waarom drie maanden
De verhuizing zelf duurt meestal een weekend. Het werk zit in wat ervoor komt. Afspraken met twee pandbeheerders, uw ict en uw leveranciers kosten tijd, en die mensen hebben ook een agenda.
Met drie maanden heeft u ruimte om alles in de goede volgorde te doen. Het besluit is genomen, de datum van het nieuwe pand ligt ongeveer vast. Vanaf dat moment begint de planning.
Onze vaste volgorde staat in het verhuisdraaiboek voor bedrijven. Hieronder leest u waarom elke stap op die plek staat.
Drie maanden vooraf, de basis
In deze fase neemt u de beslissingen waar de rest van de planning op rust.
- Wijs één trekker aan. Eén persoon binnen uw bedrijf die de verhuizing leidt en beslissingen mag nemen. Aan onze kant is dat ook één persoon, vanaf de bezichtiging tot de laatste doos.
- Kies de verhuisdatum. De meeste bedrijfsverhuizingen doen wij ’s avonds of in het weekend. Dan werken uw mensen door tot de laatste middag.
- Vraag een bezichtiging aan. Wij kijken op het oude en het nieuwe adres naar de werkplekken, het archief, de trappen, de lift en de plek voor de wagens.
- Ontvang de vaste prijs. Binnen 48 uur na de bezichtiging heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling en per dag.
- Teken de nieuwe indeling. Vraag de plattegrond van het nieuwe pand op en zet per afdeling neer waar de werkplekken komen.
Een plattegrond of een paar foto’s van het pand kunt u vooraf via WhatsApp sturen. Dan is de bezichtiging korter en gerichter.
Twee maanden vooraf, de afspraken
Nu komt het deel dat het vaakst te laat wordt geregeld: de afspraken met mensen buiten uw bedrijf.
- Pandbeheerders. Spreek met de beheerders van beide panden af wanneer u de lift en de laadplek mag gebruiken.
- Laadplek. Is er voor de wagens een vergunning of ontheffing van de gemeente nodig? Die regelen wij vooraf met u.
- Ict. Spreek met uw eigen ict-beheerder of leverancier af wie de computers loskoppelt en weer aansluit, en wanneer. Meer daarover staat in ict en computers bij een kantoorverhuizing.
- Machines en vaste apparatuur. Wat vastzit, maakt uw leverancier los en installeert die op de nieuwe plek weer. Geef ons die datum door, dan past het in de planning.
- Archief. Past het archief niet meteen in het nieuwe pand? Dan kan het tijdelijk naar de opslag van onze partner. Spreek de termijn af.
Vier weken vooraf tot de laatste week
In deze weken weet iedereen in uw bedrijf wat er gaat gebeuren. Wat nu goed gaat, scheelt op de verhuisdag uren.
- Vertel uw medewerkers de planning: welke afdeling wanneer verhuist en wie wat inpakt.
- Geef het nieuwe adres door aan de KvK, uw bank, klanten en leveranciers.
- Pas uw website, e-mailhandtekening, facturen en briefpapier aan.
- Ruim op wat niet mee hoeft: oud meubilair, oude apparatuur en archief dat weg mag. Wat niet meegaat, kost ook geen tijd.
In de laatste week wordt er ingepakt en gelabeld. Elke verdieping krijgt een kleurcode en elke werkplek een nummer. Hetzelfde nummer staat op de dozen, op het bureau en op de nieuwe plattegrond.
Pakken uw mensen zelf in, dan graag de dozen dicht en per afdeling gelabeld. Liever niet zelf? Het inpakken kunnen wij ook doen. Laat verder weten welke apparatuur niet mag schokken, en laat uw ict-beheerder een back-up maken voordat de servers uitgaan.
Het verhuisweekend
Op vrijdag na sluitingstijd gaat het oude pand dicht. Om vijf uur gaat de laatste medewerker naar huis, en staat de ploeg buiten klaar.
Wij laden per afdeling, in de volgorde van de planning. Kwetsbare stukken gaan voor vertrek en na aankomst op de foto. Benjamin werkt meestal zelf mee, dus u belt op de dag zelf met iemand die ter plekke is.
Op zaterdag staan de werkplekken zoals ze op de nieuwe plattegrond getekend zijn. Bureaus en kasten zijn weer opgebouwd, de dozen staan bij het juiste nummer. Maandagochtend lopen wij samen door het pand, en sluit uw ict-beheerder de computers aan.
De weekendtoeslag zit in de vaste prijs. De factuur volgt na de verhuizing, en u betaalt op factuur binnen 14 dagen.
Eén weekend of twee
Of het in één weekend past, hangt af van het volume. Weinig kantoormanagers weten hoeveel kubieke meter hun kantoor is. Wel hoeveel werkplekken en archiefkasten er staan.
Met de rekenhulp voor uw inventaris telt u per ruimte wat er mee gaat. U ziet het volume, met hoeveel wagens en verhuizers wij komen en of het één weekend wordt of twee.
Tel ook wat u niet direct ziet. De inhoud van kasten en ladeblokken wordt vaak vergeten, net als het archief in de kelder of op zolder. Juist daardoor loopt een verhuisdag uit. Laat bij de bezichtiging daarom ook de kasten, de kelder en de opslagruimtes zien.
Ter vergelijking: bij de kantoorverhuizing van een autohandelsplatform ging honderd tot honderdtwintig kubieke meter in twee dagen over, per afdeling gelabeld. Maandagochtend kon iedereen weer aan het werk.
De planning op een rij
| Wanneer | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Drie maanden vooraf | Trekker aanwijzen, datum kiezen, bezichtiging, vaste prijs binnen 48 uur, nieuwe indeling tekenen |
| Twee maanden vooraf | Afspraken met beheerders, laadplek, ict, leveranciers van apparatuur en archief |
| Vier weken vooraf | Medewerkers informeren, adres doorgeven, opruimen |
| De week ervoor | Inpakken, kleurcode per verdieping, nummer per werkplek, back-up |
| Vrijdag en zaterdag | Laden per afdeling, werkplekken opbouwen volgens de plattegrond |
| Maandag | Samen door het pand, ict aansluiten, weer aan het werk |
Een afvinklijst per fase vindt u in de checklist voor een kantoorverhuizing. Meer over onze aanpak staat op de pagina kantoorverhuizing.
Wilt u de planning voor uw kantoor laten maken? Vraag een bezichtiging aan. Binnen 48 uur na het bezoek heeft u één vaste prijs en een planning per afdeling.
Lees ook Checklist voor een kantoorverhuizing · Wat kost een kantoorverhuizing? · ICT en computers bij een kantoorverhuizing
