Wie doet wat met de ict
Bij een kantoorverhuizing gebeuren twee soorten werk. Er wordt gedragen, en er wordt technisch werk gedaan. Het dragen doen wij. Het technische werk doet uw eigen ict-beheerder of leverancier.
Die verdeling heeft een reden. Uw beheerder kent het netwerk, de servers en de instellingen. Werkt er maandag iets niet, dan is dat ook de partij die het oplost.
- Uw ict-beheerder of leverancier. Maakt de back-up, zet servers en netwerk uit, koppelt alles los en sluit het op het nieuwe adres weer aan. Test daarna of alles werkt.
- Wij. Pakken de apparatuur apart in, vervoeren die rechtop en zetten alles op de juiste werkplek. Bureaus en kasten demonteren wij en bouwen wij weer op.
- Uw projectleider. Houdt de planning bij, maakt de afspraken met beide partijen en beslist als er iets verandert.
Leg deze afspraken twee maanden voor de verhuizing vast. In het verhuisdraaiboek staat die stap bij de tweede fase, naast de afspraken met de beheerders van beide panden.
De verbinding in het nieuwe pand eerst
Op maandag zit het oponthoud vaak in de verbinding. Een internetlijn die nog niet actief is, legt het hele kantoor stil. Vraag daarom vroeg na hoe lang de aansluiting op het nieuwe adres duurt.
Laat uw beheerder het nieuwe pand vooraf bekijken. Deze punten horen op die lijst:
- Het aantal netwerkpunten en stopcontacten per werkplek.
- De plek voor de serverkast of het netwerkkastje.
- De plek voor printers en andere gedeelde apparatuur.
- De dekking van het draadloze netwerk in vergaderruimtes en de kantine.
Staan de aansluitingen op de plattegrond, dan zetten wij de bureaus meteen op de goede plek. Hoe u die plattegrond opbouwt, leest u in het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag.
Labelen per werkplek
Elke verdieping krijgt een kleurcode en elke werkplek een nummer. Hetzelfde nummer staat op de dozen, op het bureau en op de nieuwe plattegrond. Voor de ict werkt dat zo:
- Geef elke werkplek een nummer, op de oude en op de nieuwe plattegrond.
- Label alles op die werkplek met dat nummer: computer, schermen, dockingstation, toetsenbord en muis.
- Doe losse kabels en kleine onderdelen in een zak of doos met hetzelfde nummer.
- Vraagt uw beheerder erom, laat medewerkers dan een foto maken van de aansluitingen achter hun computer.
- Label printers, netwerkapparatuur en servers apart, met de ruimte waar ze naartoe gaan.
Laptops nemen medewerkers vaak zelf mee naar huis. Spreek dat vooraf af. Dan hoeven ze niet in de wagen en kan iemand in het weekend nog bij de mail.
Zo vervoeren wij de apparatuur
Apparatuur pakken wij apart in en vervoeren wij rechtop. Waar dat nodig is, gaat het in een eigen wagen en in een eigen tempo, los van de bureaus en de dozen.
Geef bij de bezichtiging op welke apparatuur niet mag schokken. Denk aan servers, grote printers of meetapparatuur. Dan staat die apart in de planning.
Kwetsbare stukken fotograferen wij voor vertrek en na aankomst. Uw inventaris is tijdens de verhuizing verzekerd. De foto’s laten zien in welke staat iets de wagen in ging en eruit kwam.
Een planning voor het ict-weekend
De meeste kantoorverhuizingen doen wij in het weekend of na sluitingstijd. Zo verdeelt u het werk tussen uw beheerder en onze ploeg.
| Wanneer | Uw ict-beheerder | Nieuw Begin |
|---|---|---|
| Twee maanden vooraf | Afspraken over loskoppelen, aansluiten en testen. Internet op het nieuwe adres aanvragen. | Bezichtiging, daarna binnen 48 uur één vaste prijs met een planning per afdeling |
| De week ervoor | Lijst van alle apparatuur, labels klaar, testplan voor maandag | Kleurcodes en nummers afstemmen, gevoelige apparatuur apart inplannen |
| Vrijdag voor sluitingstijd | Back-up maken, servers en netwerk uitzetten, alles loskoppelen | Wagens en ploeg staan klaar |
| Vrijdag na sluitingstijd | Controleren of alles los is | Laden per afdeling, apparatuur apart |
| Zaterdag | Netwerk en servers aansluiten | Bureaus opbouwen, apparatuur op de genummerde werkplek |
| Zondag | Werkplekken aansluiten en testen | Eén contactpersoon bereikbaar |
| Maandagochtend | Op de vloer voor vragen | Samen door het pand lopen |
Hoe de rest van zo’n weekend verloopt, staat in een bedrijfsverhuizing in het weekend.
Wat u de ict-beheerder vooraf vraagt
Een paar vragen voorkomen de meeste problemen op maandag. Stel ze in het eerste overleg.
- Wie is er op vrijdag en in het weekend, en tot hoe laat?
- Wanneer gaan de servers uit, en wie controleert de back-up?
- Welke apparatuur wordt vervangen en hoeft dus niet mee?
- Wie wist de gegevens op oude computers en schijven die weg mogen?
- Wie test maandagochtend, en waar kunnen medewerkers met vragen terecht?
Oude apparatuur die weg mag, hoeft niet mee. Wat niet meegaat, kost ook geen tijd. Laat de beheerder de gegevens wissen voordat het de deur uit gaat.
Als het maandag toch hapert
Ook met een goede planning kan er maandag iets haperen. Een scherm dat geen beeld geeft of een kabel die ontbreekt. Dat is snel opgelost als de labels kloppen.
Mist er een kabel, dan zit die in de zak of doos met het nummer van de werkplek. Staat een computer op de verkeerde plek, dan wijst het nummer hem terug. Werkt een apparaat niet, dan kijkt uw beheerder eerst naar de aansluiting.
Is er iets beschadigd, dan laten de foto’s van voor en na de verhuizing zien wat er is gebeurd. Meld het dezelfde dag bij uw contactpersoon, dan kijken wij het samen na.
Wat u van ons krijgt
Voor een kantoorverhuizing komen wij eerst kijken, op het oude en het nieuwe adres. Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling. De momenten van uw beheerder zetten wij in die planning.
Verhuist u in het weekend, dan zit de weekendtoeslag al in de vaste prijs. U betaalt op factuur, binnen 14 dagen. U heeft één contactpersoon, ook op de dag zelf.
Meer over de aanpak staat op de pagina over kantoorverhuizingen. Hoe het in de praktijk ging, leest u bij het kantoor van een online autohandelsplatform: werkplekken en archief in twee dagen, per afdeling gelabeld.
Staat uw verhuizing op de agenda? Vraag een bezichtiging aan. Binnen 48 uur na het bezoek heeft u de vaste prijs en de planning.
Lees ook Een kantoorverhuizing plannen · Het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag · Checklist voor een kantoorverhuizing · Een werkplaats met machines verhuizen
