Waarom een bedrijfsverhuizing in het weekend
Een verhuizing op een werkdag kost u twee keer. U betaalt de verhuizing, en uw mensen kunnen een dag niet werken. In het weekend werkt uw bedrijf tot vrijdagmiddag door en begint het maandag op tijd.
Er zijn meer redenen. In een bedrijfsverzamelgebouw is de lift in het weekend vrij. De laadplek voor de deur is makkelijker te krijgen. En er lopen geen collega’s of bezoekers door de gangen waar de ploeg met karren rijdt.
Daarom doen wij de meeste bedrijfsverhuizingen in het weekend of na sluitingstijd. Doordeweeks overdag kan ook, als dat beter past.
Het weekend van vrijdag tot maandag
Een weekendverhuizing volgt een vaste volgorde. De tijden verschillen per bedrijf, de stappen blijven gelijk.
| Moment | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Vrijdag overdag | Laatste werk, dozen dicht en gelabeld, uw ict-beheerder maakt de back-up en koppelt los |
| Vrijdag 17:00 uur | De laatste medewerker gaat naar huis. Wij staan buiten klaar. |
| Vrijdagavond | Laden per afdeling, in de volgorde van de planning |
| Zaterdag | Lossen en opbouwen. De werkplekken staan zoals ze op de nieuwe plattegrond getekend zijn. |
| Zaterdag en zondag | Uw ict-beheerder sluit de computers aan en test ze |
| Maandagochtend | Wij lopen samen door het pand. Iedereen gaat weer aan het werk. |
Het laden per afdeling heeft een reden. Wat als eerste de wagen in gaat, komt er op het nieuwe adres als laatste uit. Daarom bepaalt de planning ook welke afdeling eerst op haar plek staat.
Benjamin werkt meestal zelf mee. U belt dus met iemand die ter plekke is en weet waar alles naartoe gaat.
Past het in één weekend?
Dat hangt af van het volume, de trappen en de afstand tussen de ingang en de wagen. Een trap zonder lift kost per verdieping ongeveer een kwart meer tijd. Een lange loop naar de laadplek telt bij elke doos mee.
Ter vergelijking: het kantoor van een online autohandelsplatform was 100 tot 120 kubieke meter. Dat ging met drie tot vier bakwagens en één ploeg in twee dagen. Maandagochtend kon iedereen weer aan het werk.
Wilt u vooraf een beeld? Met de inventaris-rekenhulp telt u per ruimte de werkplekken, het archief en de kantine. U ziet dan of het één weekend wordt of twee.
Bij twee weekenden verhuist u per afdeling of per verdieping. De eerste groep werkt dan al een week op het nieuwe adres. Zorg dat die groep daar alles heeft wat nodig is, zoals een printer en een werkende verbinding.
Wat u vooraf regelt
In het weekend is er minder volk in het gebouw, maar ook minder mensen om iets te regelen. Leg daarom vooraf deze punten vast.
- Toegang tot beide panden. Sleutels, toegangspassen en de alarmcode voor het weekend, op het oude en het nieuwe adres.
- De lift en de laadplek. Spreek met de beheerders van beide panden af wanneer u de lift en de laadplek mag gebruiken.
- De openbare weg. Staat de wagen op straat, dan is soms een ontheffing nodig. In Alphen aan den Rijn vraagt u die minstens drie weken vooraf aan. Die ontheffing regelen wij vooraf met u.
- Uw ict-beheerder. Spreek af wie er op vrijdag en in het weekend is, en tot hoe laat.
- Leveranciers. Machines die vastzitten maakt uw leverancier los. Geef de datum aan ons door, dan past het in de planning.
- Buren en andere huurders. Laat hen weten dat de gang en de lift op zaterdag bezet zijn.
Hoe u medewerkers vooraf informeert, staat in medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing.
Wat een weekendverhuizing kost
Voor een bedrijfsverhuizing komen wij eerst kijken, op het oude en het nieuwe adres. Binnen 48 uur daarna heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling en per dag.
Verhuist u in het weekend, dan zit de weekendtoeslag al in die vaste prijs. U ziet dus één bedrag, zonder losse regel voor de zaterdag. Demontage en montage van de werkplekken, dekens en rollers zitten er ook in.
Wat wij bij de bezichtiging zien, staat in de prijs. Laat daarom ook het archief in de kelder en de kasten op zolder zien. Juist wat vergeten wordt, maakt een weekend langer.
Na sluitingstijd als tussenvorm
Niet elke verhuizing heeft een heel weekend nodig. Een afdeling die naar een andere verdieping gaat, kan ook op een doordeweekse avond. Dan laadt de ploeg na sluitingstijd, en staat de afdeling de volgende ochtend op de nieuwe plek.
Een verhuizing kan zo ook in delen, verdeeld over meerdere avonden. Meer daarover leest u in een interne verhuizing binnen het kantoor.
Maandag en de week erna
Maandagochtend lopen wij samen door het pand. U ziet dan of elke werkplek staat waar hij getekend is. Uw ict-beheerder is op de vloer voor de laatste vragen.
In de week na de verhuizing volgt nog wat papierwerk.
- Geef het nieuwe adres binnen een week door aan de KVK. Die termijn noemt de KVK voor elke wijziging in het handelsregister.
- Pas uw website, e-mailhandtekening en facturen aan, als dat nog niet gebeurd is.
- Lever de sleutels en passen van het oude pand in en loop een laatste keer met de verhuurder door het pand.
- Staat er archief in de opslag, spreek dan de datum af waarop het terugkomt.
De factuur volgt na de verhuizing. U betaalt op factuur, binnen 14 dagen. Alle stappen per fase staan in het verhuisdraaiboek, om af te vinken of als PDF voor uw team.
Wilt u weten of uw verhuizing in één weekend past? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur de prijs en de planning.
Lees ook Een kantoorverhuizing plannen · Medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing · Een interne verhuizing binnen het kantoor · Een winkel of praktijk verhuizen
