Wanneer een interne verhuizing nodig is
Een interne verhuizing lijkt klein, omdat het adres gelijk blijft. In de praktijk vraagt hij vaak meer puzzelwerk dan een verhuizing naar een ander pand. Er werken mensen door in de ruimtes eromheen, en de nieuwe plek is soms nog bezet.
De aanleiding verschilt per bedrijf:
- Een afdeling groeit en past niet meer op haar plek.
- Een verdieping moet leeg voor een verbouwing of een renovatie.
- Het kantoor krijgt een nieuwe indeling, bijvoorbeeld met flexplekken.
- U zegt een deel van de huur op en trekt samen op minder verdiepingen.
In alle gevallen geldt hetzelfde. De verhuizing moet rond uw werkdag gebeuren, zodat de rest van het bedrijf doorwerkt.
De volgorde bepaalt alles
Bij een interne verhuizing schuiven afdelingen vaak door. Afdeling A gaat naar de plek van B, en B naar die van C. Dan kan niemand als eerste, tenzij er een lege ruimte is om mee te beginnen.
Stel, drie afdelingen wisselen van plek en er is één lege vergaderzaal. Dan ziet de planning er zo uit:
| Moment | Wat er verhuist |
|---|---|
| Avond 1 | Afdeling A naar de lege vergaderzaal |
| Avond 2 | Afdeling B naar de oude plek van A |
| Avond 3 | Afdeling C naar de oude plek van B |
| Avond 4 | Afdeling A naar de oude plek van C, de vergaderzaal weer vrij |
Is er geen lege ruimte, dan kan een deel van de inventaris tijdelijk naar de opslag van onze partner. Of u verhuist alles in één weekend, in één keer. Welke vorm past, hangt af van het aantal werkplekken en de afstand tussen de ruimtes.
Een interne verhuizing kan zo per afdeling of per verdieping, verdeeld over meerdere avonden of weekenden. Dat spreken wij af bij de bezichtiging.
Een verdieping leeg voor de verbouwing
Bij een verbouwing hangt de planning af van de aannemer. De verdieping moet leeg zijn op de dag dat de bouw begint. Stem de datum daarom eerst met de aannemer af, en plan de verhuizing daarna.
- Bepaal wat terugkomt na de verbouwing en wat weg mag.
- Kies wat tijdelijk op een andere verdieping kan staan en wat naar de opslag gaat.
- Label wat terugkomt met de plek in de nieuwe indeling, niet met de oude.
- Houd rekening met uitloop van de bouw. De opslag kan langer blijven staan.
Na de verbouwing verhuist alles terug. Dat is een tweede verhuizing, met dezelfde nummers en dezelfde plattegrond. Het terugbrengen uit de opslag plannen wij zodra u de datum weet.
Nummers en de nieuwe plattegrond
Elke werkplek krijgt een nummer en elke verdieping een kleurcode. Dat nummer staat op de plattegrond van de nieuwe indeling, op de dozen en op het bureau.
Bureaus en kasten demonteren wij en bouwen wij op de nieuwe plek weer op. Dat kan in dezelfde opstelling, of volgens de nieuwe plattegrond. Bij een interne verhuizing is dat vaak het moment om de indeling te veranderen.
Van vaste werkplekken naar flexplekken
Gaat het kantoor naar flexplekken, dan verandert het nummersysteem. Het nummer hoort dan bij het bureau en niet meer bij de medewerker. Persoonlijke spullen gaan in een kluisje of een eigen bak.
Pak die persoonlijke spullen apart in, in dozen met de naam van de medewerker. Die gaan naar de kluisjes of de bakken. De bureaus zelf krijgen alleen het nummer van de plek op de nieuwe plattegrond. Zo raakt niets zoek tussen de oude en de nieuwe manier van werken.
Hoe u die plattegrond opbouwt, leest u in het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag. Voor het uit elkaar halen van bureaus en kasten is er kantoormeubilair demonteren en weer opbouwen.
Na sluitingstijd en in het weekend
Een afdeling die van plek wisselt, verhuist het liefst na sluitingstijd. Dan laadt de ploeg als de laatste medewerker weg is, en staat de afdeling de volgende ochtend op de nieuwe plek.
Grotere verplaatsingen gaan in het weekend. Vrijdagavond ruimen, zaterdag opbouwen, en maandag werkt iedereen weer. Zo werkt de rest van het bedrijf door. De weekendtoeslag zit in de vaste prijs.
Loop de ochtend na een avondverhuizing even met de afdeling door de nieuwe ruimte. Wat niet klopt, ziet u dan meteen, voordat iedereen aan het werk gaat. Laat uw ict-beheerder er die ochtend ook zijn.
Is er een lift in het pand, dan gebruiken wij die, in overleg met de beheerder. Is er geen geschikte lift, dan zetten wij de verhuislift in.
Wat u zelf regelt
Bij een interne verhuizing zijn er minder partijen dan bij een verhuizing naar een ander pand. Toch zijn er afspraken die u vooraf maakt.
- De beheerder van het pand. Toegang na sluitingstijd, het alarm en het gebruik van de lift.
- Uw ict-beheerder. Wie koppelt de computers los en sluit ze op de nieuwe plek aan, en zijn daar netwerkpunten?
- De schoonmaak. Een lege ruimte is het moment om grondig schoon te maken, voordat de nieuwe afdeling erin gaat.
- Uw medewerkers. Wie wanneer verhuist, wat ze zelf inpakken en waar hun nieuwe werkplek komt.
Het loskoppelen en aansluiten van computers doet uw eigen beheerder of leverancier. Hoe u medewerkers op tijd informeert, staat in medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing.
Vaste prijs na de bezichtiging
Ook voor een interne verhuizing komen wij eerst kijken. Wij bekijken de ruimtes, de werkplekken, de gangen en de lift. Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling en per dag.
U betaalt op factuur, binnen 14 dagen. U heeft één contactpersoon, ook op de dag zelf. Meer over deze dienst staat op de pagina interne verhuizing.
Moet er een afdeling of verdieping verhuizen? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur de prijs en de planning.
Lees ook Het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag · Kantoormeubilair demonteren en weer opbouwen · Medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing
