Wat er uit elkaar moet en wat heel blijft
Kantoormeubilair is gemaakt om op één plek te staan. Een groot bureaublad of een vergadertafel past vaak niet in één stuk door de deur of in de lift. Daarom gaat een deel uit elkaar, en blijft een deel heel.
| Meubel | Hoe het meestal verhuist | Waar u op let |
|---|---|---|
| Bureau | Blad en onderstel los | Kabelgoot en stekkerdoos eraf, kabels bij de werkplek |
| Zit-sta-bureau | Blad en frame los, motor en bediening aan het frame | Laat het blad eerst in de laagste stand zakken |
| Ladeblok | Heel, leeg en op slot | Sleutel bewaren bij het nummer van de werkplek |
| Kast of roldeurkast | Heel of met losse planken, afhankelijk van de maat | Helemaal leeg, planken en inhoud apart |
| Vergadertafel | Blad en poten los | Grote bladen gaan rechtop en in dekens |
| Bureaustoel | Heel | Stoelen per werkplek labelen als mensen hun eigen stoel houden |
Demontage en montage van werkplekken zitten in de prijs. Dekens, rollers, spanbanden en gereedschap nemen wij mee. De ploeg die in het oude pand demonteert, bouwt in het nieuwe pand weer op.
Vaste inbouw en systeemwanden
Niet alles in een kantoor is los meubilair. Systeemwanden, een vaste balie of inbouwkasten zitten aan het pand vast. Vraag de verhuurder of die mee mogen, en of het pand er na vertrek mee opgeleverd moet worden.
Gaan ze mee, laat dan navragen wie ze demonteert. Vaak is dat de leverancier of een installateur. Noem ze bij de bezichtiging, dan staat dat deel apart in de planning.
Labelen met nummer, kleur en plattegrond
Een uit elkaar gehaald bureau is vijf losse delen. Zonder label weet op het nieuwe adres niemand welk blad bij welk onderstel hoort, of waar het moet staan. Daarom werkt een kantoorverhuizing met nummers.
Elke verdieping krijgt een kleurcode en elke werkplek een nummer. Dat nummer staat op de dozen, op het bureau en op de plattegrond van het nieuwe pand. Alle delen van één bureau krijgen hetzelfde nummer.
- Teken de nieuwe indeling op de plattegrond, met een nummer per werkplek.
- Geef het nummer door aan de medewerkers, zodat ze hun dozen ermee labelen.
- Labels komen op het bureau, het ladeblok, de stoel en de dozen van die werkplek.
- Gedeelde meubels krijgen de naam van de ruimte, zoals vergaderzaal 2 of kantine.
Hoe u de plattegrond zelf opbouwt, staat in het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag.
Wat mee gaat en wat niet
Een verhuizing is een goed moment om afscheid te nemen van oud meubilair. Wat niet meegaat, kost ook geen tijd. Maak daarom vooraf per ruimte een lijst.
- Mee. Krijgt een nummer en een plek op de nieuwe plattegrond.
- Weg. Krijgt een duidelijk label en blijft staan. Spreek vooraf af wie het ophaalt.
- Nieuw. Wordt door de leverancier op het nieuwe adres geleverd. Plan de levering zo dat die niet botst met de verhuizing.
Met de inventaris-rekenhulp telt u per ruimte de werkplekken, kasten en vergadertafels. U ziet dan het volume, het aantal wagens en of het één weekend wordt of twee.
Komt er nieuw meubilair, laat het dan leveren voor of na de verhuisdag. Geef de datum aan ons door, dan past het in de planning. Staat een leverancier tegelijk met onze ploeg in de lift, dan loopt het voor beide op.
Kleine onderdelen en sleutels
Het meeste zoekwerk na een verhuizing gaat over kleine dingen. Een schroef, een stelvoetje, de sleutel van een ladeblok. Houd die daarom bij het stuk waar ze vanaf komen.
- Verzamel de sleutels van ladeblokken en kasten per afdeling, met het nummer van de werkplek erbij.
- Maak kasten en ladeblokken helemaal leeg. Vergeten inhoud is een bekende reden dat een verhuisdag uitloopt.
- Haal kabelgoten, monitorarmen en stekkerdozen van het bureau als uw ict-beheerder die loskoppelt.
- Laat medewerkers persoonlijke spullen van het bureau in een eigen doos doen.
Monitorarmen en schermen horen bij de ict. Het loskoppelen en aansluiten doet uw eigen beheerder of leverancier. Hoe die taak past in het weekend, staat in ict en computers bij een kantoorverhuizing.
Opbouwen op het nieuwe adres
De meeste kantoorverhuizingen doen wij in het weekend of na sluitingstijd. Vrijdag na sluitingstijd laden wij per afdeling. Op zaterdag staan de werkplekken zoals ze op de nieuwe plattegrond getekend zijn.
Wij bouwen de bureaus en kasten op in dezelfde opstelling, of volgens de nieuwe plattegrond. Daarna kan uw ict-beheerder de werkplekken aansluiten. Maandagochtend lopen wij samen door het pand, en ziet u of alles staat waar het hoort.
Past een kast op de nieuwe plek toch niet, of staat een bureau voor een stopcontact? Uw contactpersoon beslist dan waar het heen gaat. Zet die keuze meteen op de plattegrond, zodat de rest van de ploeg er ook van weet.
Kwetsbare stukken, zoals een glazen vergadertafel, fotograferen wij voor en na de verhuizing. Uw inventaris is tijdens de verhuizing verzekerd.
Zo ging het ook bij het kantoor van een online autohandelsplatform. Daar ging 100 tot 120 kubieke meter aan werkplekken en archief in twee dagen over, per afdeling gelabeld.
Vaste prijs na de bezichtiging
Voor een kantoorverhuizing komen wij eerst kijken, op het oude en het nieuwe adres. Wij bekijken het meubilair, de trappen, de lift en waar de wagens kunnen staan. Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling.
Demontage, montage en de weekendtoeslag zitten in die prijs. U betaalt op factuur, binnen 14 dagen. U heeft één contactpersoon, ook op de dag zelf. Meer over de aanpak staat op de pagina over kantoorverhuizingen.
Gaat uw kantoor verhuizen? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur de prijs en de planning.
Lees ook Het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag · Een interne verhuizing binnen het kantoor · Een kantoorverhuizing plannen
