Waarom de indeling voor de verhuisdag klaar moet zijn
Op de verhuisdag rijdt een wagen voor met tientallen bureaus en honderden dozen. Elke doos zonder bestemming blijft in de gang staan tot iemand beslist. Die beslissingen kosten op de dag zelf de meeste tijd.
Een indeling die vooraf klaar is, haalt dat weg. De ploeg leest het nummer op de doos, kijkt op de plattegrond en loopt door. U hoeft op zaterdag niet bij elk bureau te zeggen waar het moet staan.
In het verhuisdraaiboek staat de plattegrond daarom al bij de eerste fase, drie maanden vooraf. De nummers komen er in de week voor de verhuizing bij.
Stap voor stap naar een plattegrond
- Vraag de plattegrond op. De verhuurder of de makelaar heeft er meestal een, op schaal. Vraag er een met de stopcontacten en netwerkpunten erop.
- Plaats de afdelingen. Zet afdelingen die veel samenwerken dicht bij elkaar. Zet rustig werk uit de buurt van de kantine en de ingang.
- Teken de werkplekken in. Zet bureaus bij stroom en netwerk. Houd looproutes en nooduitgangen vrij.
- Plaats de gedeelde spullen. Printers, archiefkasten, de vergadertafels en de kantine krijgen ook een vaste plek.
- Geef elke werkplek een nummer. Nummer per verdieping, in een vaste volgorde, bijvoorbeeld met de klok mee vanaf de ingang.
- Geef elke verdieping een kleurcode. Die kleur komt op elk label van die verdieping.
- Laat de plattegrond controleren. Door de afdelingshoofden en door uw ict-beheerder.
Leg daarna een datum vast waarop de indeling niet meer verandert. Na die datum gaan de labels op de dozen, en dan moet de plattegrond kloppen.
Denk in zones en looproutes
Een plattegrond is meer dan bureaus op een rij. Een kantoor heeft plekken voor geconcentreerd werk, voor overleg en voor pauze. Wie die zones vooraf kiest, hoeft na de verhuizing niet te schuiven.
- Zet de rustige werkplekken aan de kant van het pand waar het minst wordt gelopen.
- Zet vergaderruimtes en de kantine dicht bij de ingang, zodat bezoekers niet langs de bureaus lopen.
- Zet printers op een plek die voor meerdere afdelingen kort te bereiken is.
- Houd de looproute van de lift naar elke afdeling breed en vrij. Dat helpt op de verhuisdag, en daarna elke dag.
Die laatste is ook voor ons van belang. Een brede route van de lift naar de werkplekken scheelt op de verhuisdag bij elke kar tijd.
Eén nummer op drie plekken
Het systeem werkt als hetzelfde nummer op drie plekken staat. Op de nieuwe plattegrond, op alles wat bij de werkplek hoort, en op de plek zelf in het nieuwe pand.
- Op de plattegrond. Elke werkplek met nummer en kleur, per verdieping een eigen blad.
- Op de spullen. Het bureau, het ladeblok, de stoel, de computer en de dozen van die werkplek.
- In het nieuwe pand. Een label op de vloer of de muur waar het bureau komt.
Een nummer kan kort zijn. Blauw 14 is werkplek 14 op de blauwe verdieping. Iedereen in de ploeg kan dat in één oogopslag lezen, ook met een doos in de handen.
Gaat het kantoor naar flexplekken, dan hoort het nummer bij het bureau en niet bij een medewerker. Persoonlijke spullen gaan dan in een doos met een naam, voor de kluisjes.
Wat u meet voordat u tekent
Een plattegrond op papier klopt niet altijd met de ruimte. Meet daarom vooraf deze punten na, of laat ze meten:
- De breedte van deuren, gangen en de lift, voor de grootste kast en het langste tafelblad.
- De maat van de vergaderruimte, met de tafel en de stoelen eromheen.
- De plek van stopcontacten, netwerkpunten en de serverkast.
- De ruimte voor archiefkasten, en of de vloer dat gewicht kan dragen.
- De plek van radiatoren, kolommen en ramen die open moeten kunnen.
Twijfelt u over een maat, zet het stuk dan met een vraagteken op de plattegrond. Dan kijken wij er bij de bezichtiging naar. Beter een vraag vooraf dan een kast die op zaterdag niet door de deur gaat.
Stuur de plattegrond en een paar foto’s van het nieuwe pand via WhatsApp voor de bezichtiging. Dan kunnen wij die goed voorbereiden.
De plattegrond op de verhuisdag
Op de verhuisdag is de plattegrond het werkdocument van de ploeg. Hang hem daarom op meer plekken op.
- Bij de ingang van het nieuwe pand, met alle verdiepingen.
- Bij de lift of het trappenhuis op elke verdieping, met alleen die verdieping.
- Een kopie bij uw contactpersoon, die beslist als iets niet past.
Richt ook één plek in voor twijfelgevallen. Een doos zonder label of een kast zonder nummer gaat daarheen. Uw contactpersoon beslist later waar het hoort, zonder dat de ploeg stilstaat.
Op zaterdag staan de werkplekken zoals ze op de nieuwe plattegrond getekend zijn. Daarna kan uw ict-beheerder aansluiten. Hoe dat samengaat, staat in ict en computers bij een kantoorverhuizing.
Van plattegrond naar vaste prijs
Met een plattegrond wordt ook de bezichtiging korter en gerichter. Wij komen kijken op het oude en het nieuwe adres. Wij bekijken de werkplekken, het archief, de trappen, de lift en waar de wagens kunnen staan.
Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling en per dag. Verhuizen kan in het weekend of na sluitingstijd, met de weekendtoeslag in de prijs. U heeft één contactpersoon, ook op de dag zelf.
Wilt u vooraf weten hoeveel het is? Met de inventaris-rekenhulp telt u per ruimte wat er mee gaat. Het demonteren en opbouwen van de bureaus staat in kantoormeubilair demonteren en weer opbouwen.
Ligt de plattegrond klaar? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur de prijs en de planning.
Lees ook Kantoormeubilair demonteren en weer opbouwen · ICT en computers bij een kantoorverhuizing · Medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing
