Hoe u deze checklist gebruikt
Een kantoorverhuizing heeft veel kleine taken, verdeeld over een paar maanden en een paar mensen. Deze checklist geeft per fase de punten die u niet wilt missen.
Het volledige overzicht staat in het verhuisdraaiboek voor bedrijven. Daar kunt u elk punt online afvinken. U kunt het ook als PDF downloaden en uitdelen aan de mensen die meewerken.
De lijst werkt het best als één persoon hem bijhoudt. Die trekker vinkt af, verdeelt de taken en is het aanspreekpunt voor ons. Zo weet iedereen bij wie een vraag hoort.
Wilt u weten waarom de stappen in deze volgorde staan? Dat leest u in een kantoorverhuizing plannen.
Wie doet wat
Een deel van de lijst ligt bij u, een deel bij ons. Dit is de verdeling in het kort.
| Taak | Wie |
|---|---|
| Eén trekker binnen het bedrijf aanwijzen | U |
| Bezichtiging van beide panden | Wij, samen met uw trekker |
| Vaste prijs en planning per afdeling | Wij, binnen 48 uur na de bezichtiging |
| Afspraken met de pandbeheerders over lift en laadplek | U |
| Vergunning of ontheffing voor de laadplek | Wij regelen die vooraf met u |
| Computers loskoppelen en aansluiten | Uw ict-beheerder of leverancier |
| Vaste machines los en weer installeren | Uw leverancier |
| Adreswijziging bij KvK, bank, klanten en leveranciers | U |
| Inpakken en labelen | Uw mensen, of wij |
| Demonteren, verhuizen en opbouwen van de werkplekken | Wij |
Drie en twee maanden vooraf
Drie maanden vooraf
- Wijs één persoon aan die de verhuizing trekt en beslissingen mag nemen.
- Kies de verhuisdatum. Een weekend of na sluitingstijd houdt uw mensen aan het werk.
- Vraag een bezichtiging aan, op het oude en het nieuwe adres.
- Ontvang binnen 48 uur één vaste prijs, met de planning per dag en per afdeling.
- Vraag de plattegrond van het nieuwe pand op en teken per afdeling de werkplekken in.
Twee maanden vooraf
- Spreek met beide pandbeheerders af wanneer u de lift en de laadplek mag gebruiken.
- Bespreek met ons of er voor de laadplek een vergunning of ontheffing nodig is.
- Maak met uw ict-beheerder een afspraak over loskoppelen en aansluiten.
- Geef de datum door waarop uw leverancier vaste machines losmaakt en weer installeert.
- Spreek af of het archief tijdelijk naar de opslag gaat, en voor hoelang.
Vier weken en de week ervoor
Vier weken vooraf
- Vertel uw medewerkers welke afdeling wanneer verhuist en wie wat inpakt.
- Geef het nieuwe adres door aan de KvK, uw bank, klanten en leveranciers.
- Pas de website, de e-mailhandtekening, facturen en briefpapier aan.
- Ruim op: oud meubilair, oude apparatuur en archief dat weg mag.
De week ervoor
- Pak in, met de dozen dicht en per afdeling gelabeld. Liever niet zelf? Dan pakken wij in.
- Geef elke verdieping een kleurcode en elke werkplek een nummer. Zet dat nummer op de dozen, het bureau en de nieuwe plattegrond.
- Meld welke apparatuur niet mag schokken. Die pakken wij apart in en vervoeren wij rechtop, zo nodig in een eigen wagen.
- Laat een back-up maken voordat de servers uitgaan.
- Houd gangen en trappen vrij, zodat de ploeg vrije looproutes heeft.
Het verhuisweekend en maandag
De verhuisdag
- Vrijdag om vijf uur gaat de laatste medewerker naar huis. De ploeg staat buiten klaar.
- Wij laden per afdeling, in de volgorde van de planning.
- Kwetsbare stukken gaan voor vertrek en na aankomst op de foto.
- Op zaterdag staan de werkplekken zoals ze op de nieuwe plattegrond getekend zijn.
Maandag en daarna
- Loop maandagochtend samen met ons door het pand.
- Laat uw ict-beheerder de computers aansluiten en testen.
- Lever de sleutels en toegangspassen van het oude pand in en loop een laatste keer met de verhuurder door het pand.
- Staat er archief in de opslag? Wij brengen het terug zodra er plek is.
- De factuur volgt na de verhuizing. U betaalt op factuur, binnen 14 dagen.
Een korte lijst voor elke medewerker
De trekker houdt het grote overzicht. Uw medewerkers hebben genoeg aan een paar punten. Deel deze lijst in de laatste week, bijvoorbeeld per mail of op het prikbord.
- Pak uw bureau en ladeblok in, met de dozen dicht.
- Zet op elke doos het nummer van uw werkplek en de kleur van uw verdieping.
- Neem waardevolle en persoonlijke spullen zelf mee naar huis, zoals een laptop, pasjes en sleutels.
- Laat de computer en de schermen staan. Die koppelt de ict-beheerder los.
- Gooi weg wat u niet meer gebruikt, zoals oude mappen en losse papieren.
- Kijk op de nieuwe plattegrond waar uw werkplek komt. Op maandag staat daar uw bureau met uw dozen.
Hoe u uw mensen op tijd meeneemt in de verhuizing, leest u in medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing.
Wat vaak vergeten wordt
Deze punten staan op elke lijst, en toch schieten ze er in de drukte bij in.
- De inhoud van kasten en ladeblokken. Die weegt vaak meer dan het meubel. Laat ze bij de bezichtiging ook zien.
- Het archief in de kelder of op zolder. Wat bij de bezichtiging niet getoond is, zit niet in de planning.
- De lift in het nieuwe pand. Is die op het afgesproken moment vrij? Spreek het schriftelijk af met de beheerder.
- Toegangspassen. Zorg dat de ploeg op zaterdag in het nieuwe pand kan, ook als er geen receptie is.
- De telefoon op maandag. Staan de doorschakelingen en het internet op het nieuwe adres klaar? Spreek dat met uw provider af.
Hoe groot uw verhuizing is, ziet u vooraf met de rekenhulp voor uw inventaris. Meer over onze aanpak staat op de pagina kantoorverhuizing.
Wilt u de eerste stap zetten? Vraag een bezichtiging aan. Binnen 48 uur na het bezoek heeft u één vaste prijs en een planning per afdeling.
Lees ook Een kantoorverhuizing plannen · Wat kost een kantoorverhuizing? · ICT en computers bij een kantoorverhuizing · Het oude bedrijfspand opleveren
