Begin bij het huurcontract
Het opleveren van een bedrijfspand begint lang voor de verhuisdag. Pak het huurcontract erbij en zoek drie dingen op: de opzegtermijn, de manier van opzeggen en de staat waarin u het pand moet teruggeven.
Opzeggen doet u per aangetekende brief of via een deurwaarder. Een mail of een telefoontje is niet genoeg.
De wet maakt onderscheid tussen twee soorten bedrijfsruimte.
| Soort pand | Voorbeelden | Opzegtermijn volgens Ondernemersplein |
|---|---|---|
| Middenstandsbedrijfsruimte | Winkel, horeca, garage, stomerij: een pand waar publiek komt | Minimaal 1 jaar |
| Overige bedrijfsruimte | Kantoor, fabriek, pakhuis | Gelijk aan de betalingstermijn: betaalt u per maand, dan minimaal een maand vooraf |
Twijfelt u welke regels voor uw pand gelden, of staat er in het contract iets anders? Vraag het na bij uw verhuurder of een jurist voor u de opzegbrief verstuurt.
Afspraken met de verhuurder
De meeste discussie bij een oplevering gaat over de staat van het pand. Wat telt als normale slijtage, en wat moet u herstellen? Hoe eerder u dat bespreekt, hoe minder verrassingen aan het eind.
- De beschrijving bij de start. Is er bij het begin van de huur een opleveringsrapport of beschrijving gemaakt, leg die ernaast. Foto’s van toen helpen ook.
- Wat u zelf heeft aangebracht. Scheidingswanden, vloerbedekking, een pantry of reclame op de gevel. Vraag schriftelijk of die weg moeten of mogen blijven.
- Een voorinspectie. Loop een paar weken voor de verhuizing samen met de verhuurder door het pand. Dan weet u wat er nog moet gebeuren.
- Overname. Wil de nieuwe huurder iets overnemen, zoals kasten of een balie? Leg dat vast met de verhuurder erbij.
Zet elke afspraak op papier of in een mail. Bij de eindinspectie heeft u dan iets om naar te verwijzen.
Plan de verhuizing voor het einde van de huur
Verhuis bij voorkeur een paar dagen voor de huur afloopt. Staat alles op de laatste dag nog in het pand, dan is er geen tijd meer. Schoonmaken, gaten dichten of een vergeten kast ophalen past dan niet meer.
Een verhuizing na sluitingstijd of in het weekend helpt hierbij. Vrijdagavond verhuist de inboedel, maandag werkt u op het nieuwe adres. De dagen daarna heeft u het oude pand leeg tot uw beschikking.
Past de datum niet, omdat het nieuwe pand later klaar is? Dan kan de inventaris of het archief tijdelijk naar de opslag van onze partner. Het oude pand is dan op tijd leeg. Meer daarover staat op archief verhuizen of opslaan.
Bij de bezichtiging bekijken wij het oude en het nieuwe pand. Binnen 48 uur heeft u één vaste prijs en een planning per afdeling, met de verhuisdag afgestemd op uw einddatum.
Wat mee gaat en wat blijft
In een bedrijfspand staat vaak meer dan uw eigen inventaris. Denk aan kasten van de verhuurder, een keukenblok, verlichting of zonwering. Die horen bij het pand en moeten blijven.
Voor de ploeg is dat op de verhuisdag lastig te zien. Een kast is een kast. Markeer daarom vooraf wat blijft, bijvoorbeeld met een sticker of een lint in één kleur. Wat mee gaat, krijgt van ons een label met de ruimte in het nieuwe pand.
Zo gaat er niets mee dat de verhuurder bij de eindinspectie mist. En er blijft niets achter dat u in het nieuwe pand nodig heeft.
Laat ook wat aan de muur of het plafond vastzit niet tot de verhuisdag liggen. Whiteboards, schappen en beugels van schermen haalt u van tevoren weg, of u spreekt af wie dat doet. Kasten en werkplekken demonteren wij en zetten wij in het nieuwe pand weer in elkaar.
Leeg en schoon, ook wat niet mee gaat
Leeg betekent leeg. Ook wat niet naar het nieuwe pand gaat, moet eruit voor de sleutel teruggaat. Denk aan oud meubilair, afgedankte apparatuur, papier dat weg mag en de spullen in de kelder of op zolder.
Begin daarom op tijd met opruimen. Maak per ruimte drie stapels: mee, weg en nog beslissen. Wat weg moet, laat u afvoeren voor de verhuisdag. Dan draagt de ploeg alleen wat mee gaat.
Vertrouwelijk papier laat u vernietigen voordat het archief verhuist. Zo gaat er geen doos mee die u daarna alsnog wegdoet. Tips voor een archief dat u op de nieuwe plek direct terugvindt, staan in een archief verhuizen zonder zoeken.
Na de verhuizing volgt de schoonmaak. Staat in het contract bezemschoon, of vraagt de verhuurder meer? Spreek het vooraf af, dan weet u wie wat doet.
Sleutels, meters en de laatste ronde
Op de dag van de oplevering loopt u het pand samen met de verhuurder na. Neem deze lijst mee.
- Tel alle sleutels, pasjes en afstandsbedieningen. Vergelijk ze met wat u bij de start kreeg.
- Geef alarmcodes door of laat ze resetten.
- Noteer de meterstanden en maak er een foto van.
- Zeg internet, telefonie en schoonmaakcontracten op tegen de einddatum.
- Controleer kasten, meterkast en buitenruimte op achtergebleven spullen.
- Laat het opleveringsrapport door beide partijen ondertekenen en bewaar een kopie.
Uw nieuwe adres geeft u binnen een week door aan de KvK. Wijzigt het bezoekadres, dan geeft de KvK dat door aan de Belastingdienst. Een nieuw postadres geeft u zelf door.
Verhuist u ook privé? De punten voor een huurwoning lijken hierop en staan in de oude woning opleveren.
Het draaiboek erbij
De oplevering is de laatste stap van een bedrijfsverhuizing. Alle stappen daarvoor, van de bezichtiging tot maandagochtend, staan in het verhuisdraaiboek voor bedrijven. U kunt het online afvinken of downloaden als PDF.
Eén contactpersoon bij ons houdt de planning bij, ook op de dag zelf. Betalen doet u op factuur, binnen 14 dagen.
Wilt u weten wanneer uw verhuizing past bij de einddatum van de huur? Vraag een bezichtiging aan. Binnen 48 uur na het bezoek heeft u één vaste prijs en een planning.
Lees ook Checklist voor een kantoorverhuizing · Een kantoorverhuizing plannen · Een bedrijfsarchief tijdelijk opslaan · Uw bedrijf verhuizen naar het buitenland
