Eerst opschonen
Het goedkoopste archief om te verhuizen is het archief dat niet mee hoeft. Elke doos die blijft staan, hoeft niet gedragen, gelabeld en weer ingeruimd te worden. Begin daarom twee tot drie maanden vooraf met opschonen.
Voor de Belastingdienst bewaart u de basisgegevens van uw administratie 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Een contract dat nog loopt, telt dus nog niet mee.
Voor andere stukken, zoals personeelsdossiers, gelden eigen termijnen. Vraag uw boekhouder of jurist welke termijnen voor uw bedrijf gelden. Maak daarna drie stapels:
- Mee naar het nieuwe pand. Wat u dagelijks of wekelijks nodig heeft.
- Naar de opslag. Wat u moet bewaren, maar zelden inziet.
- Weg. Wat de termijn voorbij is. Laat vertrouwelijk papier vernietigen door een bedrijf dat daarin gespecialiseerd is.
Wat u niet meer nodig heeft, kan ook blijven staan tot u het laat ophalen. Dat spreken wij vooraf met u af, zodat de ploeg weet welke kasten ze overslaat.
Een nummer voor elke doos
Zoeken na een verhuizing komt bijna altijd door dozen zonder vaste plek. Een archief heeft daarom een nummer nodig dat meer zegt dan de inhoud. Het nummer vertelt waar de doos vandaan komt en waar hij naartoe gaat.
- Geef elke archiefkast en elke stelling een nummer, op de oude en de nieuwe plattegrond.
- Nummer de planken per kast van boven naar beneden.
- Geef elke doos een volgnummer per plank. Een doos krijgt dan bijvoorbeeld K04, plank 2, doos 3.
- Zet de kleurcode van de verdieping of de afdeling op elke doos.
- Houd een lijst bij met per nummer de inhoud in hoofdlijnen. Die lijst blijft bij u.
Maak de nummerlijst digitaal en zet hem op een plek waar de afdelingen erbij kunnen. Wie na de verhuizing een dossier zoekt, kijkt in de lijst en loopt naar de kast. Zonder lijst gaat die zoektocht langs elke doos.
Houd het systeem eenvoudig. Een nummer dat iedereen kan lezen, werkt beter dan een code die alleen de archiefbeheerder begrijpt. Op de verhuisdag moet de ploeg in één oogopslag zien waar een doos naartoe gaat.
Wij laden in de volgorde van de nummers en zetten het archief in dezelfde volgorde terug. Zo weet u op de nieuwe plek meteen waar alles staat.
Vertrouwelijk archief
Een archief bevat vaak gegevens van klanten en personeel. U bepaalt wie daar tijdens de verhuizing bij kan. Deze afspraken helpen:
- Zet op de doos het nummer en niet de inhoud. Een label met personeelsdossiers trekt aandacht, een nummer niet.
- Plak de dozen dicht voordat ze de archiefruimte uit gaan.
- Tel de dozen bij het laden en bij het lossen, aan de hand van de nummerlijst.
- Sluit de archiefkasten op het nieuwe adres af zodra ze gevuld zijn, en bewaar de sleutels bij één persoon.
- Leg vooraf vast wie van uw bedrijf aanwezig is als het archief verhuist.
Wij verhuizen met een vaste ploeg die al jaren samenwerkt. Dezelfde ploeg laadt en lost. Uw inventaris is tijdens de verhuizing verzekerd.
Archiefkasten, ladekasten en stellingen
Het meubilair van een archief is zwaar, ook als het leeg is. Een ladekast vol hangmappen is te zwaar om veilig te dragen. De laden kunnen bovendien openschuiven. Maak ladekasten daarom leeg en zet de mappen in genummerde dozen.
Stellingen demonteren wij en zetten wij op het nieuwe adres weer op. Heeft u een verrijdbaar archiefsysteem op rails, vraag dan bij de leverancier na wie dat demonteert en weer opbouwt. Geef dat door bij de bezichtiging, dan staat het in de planning.
Kijk ook naar de nieuwe archiefruimte. Past de indeling van de kasten, en kan de vloer het gewicht van een vol archief dragen? Vraag dat na bij de verhuurder als u twijfelt.
Tijdelijk naar de opslag
Soms is het nieuwe pand nog niet klaar, of past niet alles in de nieuwe archiefruimte. Dan gaat het archief tijdelijk naar de opslag van onze partner. Wij brengen het terug wanneer u zover bent, in dezelfde volgorde.
De termijn spreken wij vooraf af. Het terugbrengen plannen wij zodra u de datum weet, dat mag ook later. De verhuizing zelf valt in de vaste prijs. De huur van de opslagbox staat daar apart bij, per maand.
Houd een deel van het archief binnen handbereik als u het regelmatig nodig heeft. Meer daarover staat in een bedrijfsarchief tijdelijk opslaan.
Een planning voor het archief
| Wanneer | Wat u regelt |
|---|---|
| Drie maanden vooraf | Bewaartermijnen nagaan, beginnen met opschonen, bezichtiging aanvragen |
| Twee maanden vooraf | Besluiten wat naar de opslag gaat, vernietiging laten ophalen, leverancier van een rolarchief inlichten |
| Vier weken vooraf | Kasten en planken nummeren op de oude en de nieuwe plattegrond |
| De week ervoor | Dozen vullen, nummeren en dichtplakken, nummerlijst bijwerken |
| Verhuisdag | Dozen tellen bij het laden en lossen, kasten afsluiten |
| Daarna | Steekproef: zoek vijf willekeurige dossiers op via de lijst |
Het archief is meestal één onderdeel van een grotere verhuizing. Bij het kantoor van een online autohandelsplatform gingen werkplekken en archief samen, per afdeling gelabeld, in twee dagen. De rest van de stappen staat in de checklist voor een kantoorverhuizing.
Wat wij doen en wat het kost
Voor een archief komen wij eerst kijken, op de oude en de nieuwe plek. Laat ook het archief in de kelder of op zolder zien. Dat wordt vaak vergeten, en juist daardoor loopt een verhuisdag uit.
Binnen 48 uur na de bezichtiging heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling. Verhuizen kan in het weekend of na sluitingstijd. U betaalt op factuur, binnen 14 dagen, en u heeft één contactpersoon, ook op de dag zelf.
Alles over deze dienst staat op de pagina archief verhuizen of opslaan. Wilt u weten hoe uw archief verhuist? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur de prijs en de planning.
Lees ook Een bedrijfsarchief tijdelijk opslaan · Checklist voor een kantoorverhuizing · Een kantoorverhuizing plannen · Uw bedrijf verhuizen naar het buitenland
