Wat u wanneer vertelt
Medewerkers horen het liefst vroeg dat er verhuisd wordt, ook als nog niet alles vastligt. Wie het via de wandelgangen hoort, vult de rest zelf in. Vertel daarom wat u weet, en zeg wanneer de volgende stap komt.
Deze volgorde sluit aan op de fasen van een bedrijfsverhuizing.
| Moment | Wat medewerkers horen |
|---|---|
| Zodra het besluit valt | Dat er verhuisd wordt, waarheen en ongeveer wanneer. Wie de verhuizing trekt. |
| Twee maanden vooraf | De verhuisdatum, de bereikbaarheid van het nieuwe adres en een eerste plattegrond |
| Vier weken vooraf | De planning per afdeling, wie wat inpakt en het nummer van ieders nieuwe werkplek |
| De week ervoor | Wanneer de dozen en labels komen, wanneer het bureau leeg moet, wat mee naar huis gaat |
| De laatste werkdag | Hoe laat het pand dichtgaat en wat er blijft staan |
| De eerste werkdag | Waar alles staat en bij wie men terechtkan met vragen |
De stappen voor de rest van het bedrijf staan in het verhuisdraaiboek. Daar hoort het informeren van medewerkers bij de fase vier weken vooraf.
Eén aanspreekpunt voor vragen
Wijs binnen uw bedrijf één persoon aan die de verhuizing trekt en beslissingen mag nemen. Medewerkers weten dan bij wie ze terechtkunnen. Vragen komen zo op één plek binnen, en de antwoorden zijn voor iedereen gelijk.
Bij een groter kantoor helpt een vaste contactpersoon per afdeling. Die verzamelt de vragen van de eigen afdeling en controleert of alle dozen gelabeld zijn.
Aan onze kant heeft u ook één contactpersoon, ook op de dag zelf. Benjamin doet de bezichtiging, maakt de planning en werkt op de verhuisdag meestal zelf mee. Uw aanspreekpunt belt dus met iemand die ter plekke is.
De vragen die medewerkers stellen
De meeste vragen gaan over het eigen werk en de eigen reis. Zet de antwoorden in één document en werk dat bij. Een vraag die drie keer binnenkomt, hoort erin.
- Waar komt mijn werkplek, en naast wie zit ik?
- Hoe kom ik er: parkeren, openbaar vervoer, fietsenstalling?
- Wat moet ik zelf inpakken, en wanneer moet mijn bureau leeg zijn?
- Wat gebeurt er met mijn laptop en mijn persoonlijke spullen?
- Werkt mijn computer op de eerste werkdag?
- Waar zijn de kantine, de toiletten en de nooduitgangen?
Laat medewerkers het nieuwe pand vooraf zien als de verhuurder dat toestaat. Een korte ronde per afdeling beantwoordt veel vragen in één keer. Een plattegrond met de nieuwe werkplekken doet hetzelfde voor wie er niet bij kan zijn.
Medewerkers laten meedenken over de indeling
De keuze voor het pand ligt bij de directie. Over de indeling kunnen medewerkers wel meedenken. Zij weten wie veel met wie overlegt, waar het rumoerig is en welke kast elke dag open moet.
Vraag per afdeling om een voorstel binnen de ruimte die de afdeling krijgt. Leg een vaste datum vast waarna de plattegrond niet meer verandert. Na die datum komen de nummers op de labels, en dan moet de indeling kloppen.
Hoe u die plattegrond opbouwt, met een nummer per werkplek en een kleurcode per verdieping, leest u in het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag.
Het eigen bureau inpakken
Uw mensen pakken hun eigen bureau in, of wij doen dat. Het tillen, demonteren en opbouwen doen wij. Uw mensen hoeven zelf niets te tillen.
Pakken medewerkers zelf in, geef dan duidelijke afspraken mee:
- Maak het ladeblok en de kast bij het bureau helemaal leeg. Vergeten inhoud is een bekende reden dat een verhuisdag uitloopt.
- Doe de dozen dicht en zet op elke doos het nummer van de nieuwe werkplek en de kleurcode van de verdieping.
- Doe losse kabels en kleine spullen in een zak of doos met hetzelfde nummer.
- Neem de laptop en waardevolle persoonlijke spullen zelf mee naar huis.
- Zorg dat het bureau leeg is op het afgesproken uur.
Geef iedere afdeling op de laatste werkdag een vast moment om in te pakken. Dan loopt het werk tot dat moment door, en staat om sluitingstijd alles klaar. Hoe de ict in die planning past, staat in ict en computers bij een kantoorverhuizing.
De eerste werkdag op het nieuwe adres
Op de eerste werkdag wil iedereen meteen aan het werk. Dat lukt als het bureau op zijn plek staat, de computer werkt en iedereen de weg weet.
- Hang bij de ingang en op elke verdieping de plattegrond met de werkplekken en de nummers.
- Gebruik dezelfde kleurcode per verdieping als op de dozen en labels.
- Vraag uw ict-beheerder om die ochtend op de vloer te zijn.
- Spreek af waar lege dozen en losse labels naartoe gaan.
- Zet een kort welkomstbericht klaar met de praktische zaken: wifi, printers, koffie, sleutels en passen.
Op de eerste werkdag lopen wij samen met u door het pand. Wat nog niet op zijn plek staat, ziet u dan meteen. Bij het kantoor van een online autohandelsplatform kon maandagochtend iedereen weer aan het werk, na een verhuizing van twee dagen.
Als er iets tegenzit
Staat een doos op de verkeerde plek, dan wijst het nummer hem terug naar de juiste werkplek. Start een computer niet, dan is uw beheerder de eerste die kijkt. Dat staat al in de planning.
Is er iets beschadigd, meld het dan bij uw aanspreekpunt. Kwetsbare stukken fotograferen wij voor en na de verhuizing, en uw inventaris is verzekerd. Zo is later duidelijk wat er is gebeurd.
Houd de toon naar medewerkers rustig en feitelijk. Zeg wat er misging en wanneer het is opgelost. Dat werkt beter dan achteraf uitleggen waarom niemand iets hoorde.
De verhuizing zelf
De meeste bedrijfsverhuizingen doen wij in het weekend of na sluitingstijd, zodat uw mensen doorwerken. Voor elke bedrijfsverhuizing komen wij eerst kijken op het oude en het nieuwe adres. Binnen 48 uur daarna heeft u één vaste prijs, met een planning per afdeling. Die planning kunt u zo aan uw medewerkers doorgeven.
Wilt u weten hoe uw verhuizing eruitziet? Vraag een bezichtiging aan, dan heeft u binnen 48 uur na het bezoek de prijs en de planning.
Lees ook Een kantoorverhuizing plannen · Het nieuwe kantoor indelen voor de verhuisdag · ICT en computers bij een kantoorverhuizing
